|
Månadens
Rita 163 (29.7.2025) (tässä
suomeksi)
 TA
VARA PÅ DIN TID
–
OCH FORMULERA DIG RÄTT!
För ett antal
år sedan satt jag på ett personalmöte i en medelstor firma.
Ekonomin var inte så bra och chefen sa, att utgifterna
absolut måste minska. Frågan var bara hur.
Personalens
löner, fortsatte chefen, belastar ekonomin allra mest, så
dem måste man få ner. Personalen fnyste irriterat.
Självfallet kostar vi. Det är ju vi som håller produktionen
i gång. En surmulen tystnad lade sig över mötet och
personalens aktiva deltagande upphörde. Efteråt hördes i
korridorerna ilskna kommentarer om bristen på uppskattning
av personalens arbete.
Hur kunde mötet
ha förflutit bättre?
Självfallet var
det inte chefens avsikt att förringa personalens insatser,
hen bara inte förstod att uttrycka sig på ett bättre sätt.
Först senare förstod personalen, att chefen velat föra fram
det trista faktum, att det inte fanns något annat att skära
ner på. Vid det här laget var lönerna i stort sett den enda
egentliga utgiftsposten och det enda man kunde se över.
Så vad göra?
Personalen
insåg under en handledning, att det var fara å färde, och
började på allvar analysera hur de använde sin arbetstid. De
hittade en hel del som de kunde gallra bort och i stället
använda tiden till att göra firmans produkter mera
attraktiva och värva nya kunder. Mötena blev till små, korta
träffar runt ett bestämt ärende, rapporterna delegerade man
till AI, rutinmässiga men inte särskilt inkomstbringande
uppgifter minimerades och olika former av ’tom’ tid i form
av väntan på försenade kunder eller telefonköer fylldes med
’diverse’ göromål, som tidigare slukat dyrbar tid.
De gemensamma
kaffepauserna höll man dock fast vid, för de var ett
tillfälle, när man naturligt kunde uppdatera varandra om hur
jobbet fortlöpte och upprätthålla engagemanget.
Hur gick det?
Man lyckades faktiskt utöka kundunderlaget och
effektivera processerna, så man med nöd och näppe undgick
permitteringar och firman kom på fötter igen.
Poängen här,
förutom den förbättrade tidsanvändningen, är dock inte
firmans överlevnad, utan sättet att presentera information.
Det är förmodligen även andra chefer, som utgår från att
personalen automatiskt ser bilden i sin helhet som i
ovanstående exempel.
Även i
privatlivet snubblar vi över detta fenomen. Vi kommer med
idéer, önskemål, förslag, synpunkter och åsikter ur vår egen
bild av världen, och blir besvikna på mottagarens reaktion.
Vi tänker inte på att hen antagligen saknar en heltäckande
uppfattning om vad saken gäller.
Vill vi undvika onödiga konflikter, kan vi börja med att utforma
helhetsbilden för åhörarna eller åhöraren och först därefter
komma med vårt ärende. Likaså kan vi själva, när någon annan
säger något upprörande, minnas att vi inte går i deras skor.
Vi saknar deras bild av saken.
Månadens inspiration
(än en gång):
Richard
Templar: The Rules of Management (2022)
|