|
Kuukauden Rita 163 (29.7.2025) (här på
svenska)
 KÄYTÄ
AIKAASI OIKEIN – JA ILMAISE ITSEÄSI SELKEÄSTI
Oin
vuosia sitten erään keskisuuren yrityksen
henkilöstökokouksessa. Yrityksen taloudessa ei ollut
hurraamista, ja johtajan mukaan menoja täytyisi ehdottomasti
vähentää.
Kyse oli vain siitä, miten.
Palkkakulut rasittivat taloutta eniten, johtaja jatkoi,
joten niitä täytyisi saada alas. Henkilökunta tuhahti
ärsyyntyneenä. Tietenkin meihin kuluu rahaa. Mehän pidämme
tuotannon käynnissä. Hapan hiljaisuus laskeutui kokouksen
ylle ja henkilökunnan aktiivinen osallistuminen loppui.
Kokouksen jälkeen käytäviltä kuului vihaisia kommentteja
työntekijöiden työn arvostuksen puutteesta.
Miten
kokouksen olisi saanut menemään paremmin?
Johtajan
tarkoitus ei tietenkään ollut väheksyä työntekijöiden
työpanosta, mutta hän vain ei osannut ilmaista itseään
paremmin. Vasta myöhemmin henkilökunta ymmärsi, että johtaja
oli kipeästi pyrkinyt tuomaan esiin sen ikävän tosiasian,
että mitään muuta leikattavaa kuin palkat ei enää ollut.
Palkat olivat ainoa jäljellä oleva menoerä.
Siis mitä
tehdä?
Henkilökunnalle valkeni yhden ohjauksen yhteydessä, että
yrityksen jatko oli vaarassa ja alkoi vakavasti miettiä,
miten he käyttivät työaikaansa. He keksivät yhtä sun toista,
mitä voisi jättää pois ohjelmasta ja käyttää vapautunutta
aikaa yrityksen tuotteiden houkuttelevuuden lisäämiseen ja
uusien asiakkaiden hankkimiseen. Kokoukset lyhennettiin
pikku tapaamisiksi jostakin konkreettisesta asiasta,
raporttien kirjoittaminen delegoitiin AI:lle,
rutiiniluonteiset, mutta vähemmän taloudellisesti tuottavat
tehtävät, minimoitiin. Erilaiset ’tyhjät’ hetket, kuten
asiakkaiden odotteleminen tai puhelimessa jonottaminen,
pyrittiin täyttämään ’sekalaisella’ tekemisellä, joka oli
aikaisemmin kuluttanut turhaan aikaa.
Yhteisistä kahvitauoista sen sijaan pidettiin kiinni, koska
ne soivat mahdollisuuden automaattisesti vaihtaa kuulumisia
työn menosta ja näin ylläpitää sitoutumiselle niin tärkeää
me-henkeä.
Miten
sitten kävi? Asiakasmäärää onnistuttiin todellakin lisäämään
ja tehostamaan prosesseja niin, että lomautuksilta
vältyttiin nipin napin ja yritys pääsi kuin pääsikin
jaloilleen.
Pointti
tässä, paitsi ajankäytön tehostuminen, ei ole yrityksen
selviytyminen hengissä, vaan se, millä tavoin tieto tulisi
jakaa. On varmaan paljon johtajia, jotka kuvittelevat, että
työntekijöillä on edellisen esimerkin tavoin automaattisesti
oikea ja täysi kuva yrityksen tilanteesta.
Tähän
samaan ilmiöön törmäämme usein myös yksityiselämässä.
Heitämme ideoita, toiveita, ehdotuksia, näkökantoja ja
mielipiteitä oman maailmankuvamme pohjalta ja petymme
vastaanottajan reaktioon. Emme tule ajatelleeksi sitä, että
häneltä puuttuu kattava käsitys asiasta, josta puhumme.
Välttyäksemme turhilta konflikteilta voisimme aloittaa
muovaamalla kuulijalle tai kuulijoille ensin kokonaiskuvan
ja esittää vasta sen jälkeen asiaamme. Samoin voisimme itse,
kun joku toinen sanoo jotakin meitä ärsyttävää, muistaa,
että emme ole hänen kengissään. Meiltä puuttuu hänen kuvansa
asiasta.
Kuukauden
inspiraatio
(taas kerran):
Richard Templar: The Rules of Management (2022)
|